Om te bewijzen dat jouw vervoersmanager daadwerkelijk de vervoerwerkzaamheden leidt, moet je aan een aantal concrete voorwaarden en documentatievereisten voldoen.
Het bewijs moet zeker (onbetwistbaar) zijn. Daarom vraagt het bestuur schriftelijke bewijzen, d.w.z.
documenten die werden ondertekend door de vervoersmanager voor rekening van de onderneming.
Voorbeelden: een verzekeringsovereenkomst, een huurovereenkomst, een bestelbon voor de
aanschaf van een voertuig, een ontslagbrief voor een werknemer, een arbeidsovereenkomst, …
Andere zogenaamde “bewijzen”, zoals vb. verklaringen van derden dat de vervoersmanager toezicht
uitoefent, bij besprekingen aanwezig is, de zaken naziet, zijn weinig overtuigend en zullen niet
volstaan indien andere bewijzen ontbreken.
Wanneer moet de vervoersmanager documenten ondertekenen?
De documenten moeten worden ondertekend door de vervoersmanager op de datum dat de
rechtshandeling heeft plaatsgevonden, vb. op de datum dat hij de overeenkomst sluit voor de
onderneming, op de datum dat hij een voertuig huurt voor de onderneming (huurovereenkomst), …
De vervoersmanager mag de documenten dus niet achteraf ondertekenen (dit is: nadat de
documenten werden gevraagd); in dat geval is de handeling gesteld door de oorspronkelijke
ondertekenaar (vb. zaakvoerder) en niet door de vervoersmanager. Dergelijke documenten kunnen
dus niet als bewijzen gelden.