Iedere werkgever moet over een arbeidsreglement beschikken. Het bevat enkele verplichte
vermeldingen, maar kan ook heel wat extra bepalingen bevatten.
Een arbeidsreglement verandert mee met je onderneming. Denk aan nieuwe wetgeving, aangepaste procedures of gewijzigde interne afspraken. Bij elke wijziging moet je een vaste procedure volgen.
Welke procedure geldt, hangt af van de aanwezigheid van een ondernemingsraad.
Goed om te weten Elke werknemer krijgt een kopie van het arbeidsreglement en van elke wijziging, en tekent voor ontvangst. Zonder kennisgeving is de werknemer niet aan het reglement gebonden. Een exemplaar moet beschikbaar zijn op elke arbeidsplaats, ook in de cabine van de vrachtwagen.
Een papieren exemplaar in het voertuig is niet langer strikt noodzakelijk. Het arbeidsreglement mag ook digitaal beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld via een QR-code die verwijst naar een beveiligde website, mobiele app of intranet.
Daarbij gelden drie voorwaarden:
-
Authenticiteit: de digitale versie moet volledig overeenstemmen met het originele arbeidsreglement.
Bij voorkeur wordt daarom een scan van het ondertekende papieren origineel gebruikt. - Daadwerkelijke toegang: iedere werknemer moet het document op elk moment, zonder tussenpersoon en discreet kunnen raadplegen. Wie geen toegang heeft tot het digitale platform of niet over een geschikt toestel beschikt, moet een papieren exemplaar ontvangen.
-
Persoonlijke overhandiging: louter toegang bieden via een QR-code of platform volstaat niet.
Bij de invoering en bij elke wijziging moet iedere werknemer persoonlijk een afschrift ontvangen, bijvoorbeeld per e-mail.
OPSTELLEN EN WIJZIGEN
A. Onderneming zonder ondernemingsraad
- Maak het ontwerp op. De werkgever stelt het nieuwe arbeidsreglement of de wijziging op.
- Hang het ontwerp uit. Plaats het gedurende 15 dagen op een goed zichtbare plaats in een lokaal dat regelmatig toegankelijk is voor het personeel.
- Leg een opmerkingenregister klaar. Vermeld daarin de begin- en einddatum. Werknemers kunnen hun opmerkingen in het register noteren of rechtstreeks aan de inspectie bezorgen.
- Bezorg de documenten aan de inspectie. Stuur na de periode van 15 dagen het ondertekende ontwerp en het opmerkingenregister naar de bevoegde inspectiedienst. Dit moet ook als er geen opmerkingen zijn.
Als er geen opmerkingen zijn: het reglement treedt in werking op de 15e dag na de aanplakking.
Als er wel opmerkingen zijn: de sociale inspectie start binnen 30 dagen een verzoeningspoging. Bij een akkoord treedt het reglement in werking binnen 8 dagen. Zonder akkoord wordt het bevoegde paritair comité ingeschakeld. Het reglement treedt 15 dagen na de beslissing in werking, tenzij een andere datum is bepaald.
Let op! Voor werknemers die opmerkingen maken, geldt in bepaalde gevallen een ontslagbescherming.
B. Onderneming met ondernemingsraad
- Bezorg het ontwerp aan de leden. Elk lid van de ondernemingsraad ontvangt het ontwerp. Hang het ook uit op een goed zichtbare plaats die regelmatig toegankelijk is voor het personeel.
- Roep de ondernemingsraad samen. De vergadering vindt plaats ten vroegste 15 dagen en ten laatste 30 dagen na de aanplakking.
- Leg het akkoord of geschil vast. Bij akkoord treedt het reglement 15 dagen later in werking, of op de afgesproken datum. Is er geen akkoord, dan probeert de sociale inspectie binnen een maand te verzoenen. Lukt dat niet, dan kan het geschil naar het paritair comité. Dat comité kan uiteindelijk beslissen met een meerderheid van minstens drie vierde.
Na een akkoord of beslissing van het paritair comité treedt het nieuwe of gewijzigde reglement binnen
15 dagen in werking.
Wat doe je na de inwerkingtreding?
- Bezorg binnen 8 dagen een kopie aan elke werknemer.
- Laat iedere werknemer tekenen voor ontvangst.
- Bewaar een exemplaar op elke arbeidsplaats, waaronder iedere afdeling en, waar van toepassing, de cabine.
- Hang op een zichtbare en toegankelijke plaats een bericht uit met de plaats waar werknemers het arbeidsreglement kunnen raadplegen.
NEERLEGGING
Een nieuw arbeidsreglement en elke wijziging moeten worden neergelegd bij de inspectiedienst Toezicht op de Sociale Wetten. Dat kan online sinds 15 mei 2019.
Online neerleggen: www.arbeidsreglement.belgie.be
Je meldt je aan met je elektronische identiteitskaart of via itsme en laadt het document op. Het platform stuurt het automatisch door naar de bevoegde dienst. Daarna ontvang je een ontvangstbewijs.