Een Belgische transportonderneming kan de Spaanse accijns op diesel gedeeltelijk recupereren via de regeling “gasóleo profesional”, ook zonder Spaanse vestiging.
De Belgische onderneming én de betrokken voertuigen moeten vóór de tankbeurten worden ingeschreven in het Spaanse register van begunstigden, het Censo de beneficiarios de devoluciones por gasóleo profesional y de vehículos de su titularidad. Diesel die vóór de inschrijving wordt gekocht, valt volgens de procedure niet onder de terugbetaling.
Voor een onderneming zonder Spaans NIF en Spaans elektronisch certificaat is de papieren procedure doorgaans de meest directe route. Je stelt zelf een ondertekende aanvraagbrief in het Spaans op.
De Spaanse belastingdienst vermeldt geen verplicht modelformulier voor deze specifieke papieren procedure, maar schrijft wel voor welke gegevens de aanvraag moet bevatten.
Stap 1: vermeld de gegevens van de onderneming
Neem in de aanvraag op:
• volledige maatschappelijke naam;
• fiscaal adres in België;
• Spaans fiscaal identificatienummer, NIF;
• Belgisch btw-nummer;
• beschrijving van de economische activiteit, bv. internationaal goederenvervoer over de weg;
• datum waarop de onderneming die activiteit is begonnen;
• e-mailadres;
• naam van de bank;
• IBAN waarop Spanje de terugbetaling moet storten;
• BIC/SWIFT-code;
• indien van toepassing: NIF en naam van de Spaanse fiscale vertegenwoordiger.
Belangrijk: de officiële Spaanse pagina noemt een NIF ook bij de papieren gegevenslijst.
Dat betekent dat je er voorzichtigheidshalve van moet uitgaan dat de Belgische onderneming vooraf over een Spaans NIF voor buitenlandse rechtspersonen moet beschikken.
Stap 2: maak een voertuigenlijst
Vermeld voor ieder voertuig:
• nummerplaat;
• land van inschrijving: België;
• datum waarop het voertuig voor de vervoersactiviteit in gebruik werd genomen;
• maximaal toegelaten massa;
• nummer van de administratieve vervoersvergunning;
• naam van de Belgische instantie die de vergunning heeft afgegeven.
Stap 3: voeg bewijsstukken toe
Praktisch raad ik aan om minstens kopieën toe te voegen van:
• Belgische KBO- of ondernemingsregistratie;
• bewijs van het Belgische btw-nummer;
• document waaruit het Spaanse NIF blijkt;
• communautaire vergunning voor goederenvervoer;
• inschrijvingsbewijs van ieder voertuig;
• document met de MTM per voertuig;
• bankattest met IBAN, BIC/SWIFT en rekeninghouder;
• volmacht, wanneer een vertegenwoordiger optreedt.
Dit is een praktische aanbeveling om identificatie en controle mogelijk te maken. De officiële webpagina bevestigt niet dat elk van deze documenten in alle dossiers verplicht is.
Stap 4: verstuur de aanvraag aangetekend
Stuur het volledige dossier per aangetekende post naar:
Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales
Oficina Nacional de Gestión de Aduanas e Impuestos Especiales
Avda. Llano Castellano 17, Edificio A
28071 Madrid
España
Dit is het officiële adres voor papieren aanvragen van begunstigden die in een andere EU-lidstaat gevestigd zijn.
Bewaar:
• een volledige kopie van het dossier;
• het verzendbewijs;
• het bewijs van aflevering;
• eventuele latere Spaanse correspondentie.
De Spaanse diesel moet worden betaald met een erkende“tarjeta-gasóleo profesional” die aan de geregistreerde onderneming en het voertuig gekoppeld is. Dit is essentieel. Een gewone bankkaart, kredietkaart of contante betaling volstaat niet voor de automatische terugbetaling. Het gebruik van de erkende tankkaart geldt zelf als de fiscale aanvraag tot terugbetaling. De kaartuitgever rapporteert de tankbeurt aan de Spaanse belastingdienst. Daarna wordt het bedrag overgeschreven op de bankrekening die bij de inschrijving is opgegeven.
Praktisch moet je dus vooraf bij je tankkaartleverancier controleren of:
1. de kaart in Spanje erkend is als tarjeta-gasóleo profesional;
2. de Spaanse tankstations hun transacties correct als professionele diesel rapporteren;
3. de nummerplaat correct aan de kaart en het voertuig gekoppeld is.
Meer info kan je vinden op Tax Agency: Professional diesel fuel refunds.